1. מי בעל המידע ומי מעבד אותו
אתם בעלי המידע. ההקלטות, התמלולים, אנשי הקשר והלידים שעוברים במערכת הם שלכם. אתם קובעים מה נאסף, לאיזו מטרה, וכמה זמן.
אנחנו מעבדים בשמכם. אנו מחזיקים את המידע ומפעילים עליו את השירות — ותו לא.
2. מה אנחנו מעבדים ולשם מה
| נושא העיבוד | אספקת שירותי תקשורת, הקלטה, תמלול וסוכנים קוליים |
| משך | כל עוד החשבון פעיל, ולאחר מכן כאמור בסעיף 7 |
| סוגי מידע | מספרי טלפון, הקלטות שמע, תמלולים, סיכומים, פרטי אנשי קשר ולידים, נתוני שיחה |
| נושאי המידע | הלקוחות שלכם, המתקשרים אליכם, העובדים שלכם |
3. עיבוד לפי הוראה בלבד
- נעבד את המידע רק כדי לספק את השירות ולפי הגדרותיכם במערכת.
- לא נשתמש בו למטרות שלנו — לא לפרסום, לא למכירה, ולא לאימון מודלים.
- לא נגש לתוכן השיחות אלא אם ביקשתם מאיתנו לבדוק תקלה, או אם נדרשנו לכך בדין. כל גישה כזו נרשמת.
- אם הוראה שלכם נראית לנו מנוגדת לדין — נודיע לכם ולא נבצע אותה עד שיובהר.
4. אבטחה וסודיות
- הפרדה בין לקוחות ברמת בסיס הנתונים; גישה חוצת-לקוחות חסומה.
- הצפנה בתעבורה; סודות ומפתחות מוצפנים במנוחה.
- אימות דו-שלבי חובה; הרשאות מדורגות; רישום פעולות.
- גיבוי יומי; ניטור הונאות; חסימת חריגות חיוג.
- מי מטעמנו שנחשף למידע מחויב לסודיות, וגישתו מוגבלת למה שנדרש לתפקידו.
5. ספקי משנה
אתם מאשרים את הספקים המפורטים במדיניות הפרטיות, סעיף 4. כל אחד מהם קשור בהתחייבויות מקבילות לאלה שבנספח זה.
לפני שנוסיף ספק חדש שנחשף לתוכן שיחות — נודיע לכם 30 יום מראש. אם תתנגדו מטעם סביר ולא נגיע להסדר, תוכלו לסיים את ההתקשרות ולקבל החזר על יתרה שלא נוצלה.
6. סיוע בזכויות נושאי מידע
פנייה שתגיע אלינו ישירות מאדם שהוקלט תופנה אליכם — אתם בעלי המידע ואתם שמשיבים.
נעמיד לרשותכם את הכלים לאיתור, ייצוא ומחיקה, ונסייע במידה סבירה. אם נדרשת פעולה שאינה זמינה בממשק — נבצע אותה תוך 14 יום מבקשתכם.
7. מחיקה, שמירה — והמקום שבו זה דורש תשומת לב
המערכת אינה מוחקת הקלטות מעצמה. זו החלטת תכנון: הקלטה היא לרוב הראיה היחידה למה שנאמר, ומחיקה אוטומטית עלולה למחוק אותה בדיוק כשהיא נדרשת.
לכן המחיקה היא ביוזמתכם. יש לכם שתי דרכים:
- מחיקה נקודתית — למשל בעקבות בקשת מחיקה של אדם שהוקלט. פנו אלינו עם פרטי השיחה; נבצע תוך 14 יום ונאשר בכתב.
- מדיניות שמירה קבועה — תוכלו להגדיר איתנו תקופת שמירה (למשל 24 חודשים), ומעבר לה הקלטות יימחקו אוטומטית.
מה שחשוב שתדעו: כל עוד לא קבעתם מדיניות שמירה, ההקלטות נשמרות ללא הגבלת זמן. אם הדין החל עליכם מחייב תקופת שמירה מוגבלת — הגדרת המדיניות היא באחריותכם, ואנו ממליצים לעשות זאת בתחילת ההתקשרות.
בסיום ההתקשרות
- 30 יום לייצוא המידע.
- לאחריהם — נמחק את המידע לפי בחירתכם, או נשמור הקלטות בארכיון אם ביקשתם זאת במפורש ובכתב.
- מידע שאנו חייבים לשמור מכוח דין (למשל מסמכי חיוב) יישמר לתקופה הנדרשת בלבד.
8. אירוע אבטחה
נודיע לכם ללא דיחוי ולא יאוחר מ-72 שעות מרגע שנודע לנו על אירוע שפגע במידע שלכם, ונמסור: מה קרה, איזה מידע מעורב, מה עשינו, ומה מומלץ שתעשו. הדיווח לרשות ולנושאי המידע — ככל שנדרש — הוא באחריותכם כבעלי המידע, ונסייע בו.
9. ביקורת
פעם בשנה, ובהודעה של 30 יום מראש, תוכלו לבקש מידע על אמצעי האבטחה שלנו ולקבל מענה מפורט בכתב. אם נדרשת ביקורת מעמיקה יותר מטעם רגולטור או לקוח מוסדי — נשתף פעולה בתיאום מראש ובהיקף סביר.
10. חובות ההקלטה שלכם
אנו מספקים את מנגנון ההקלטה. החוקיות של ההקלטה היא באחריותכם — כמפורט בתנאי השימוש, סעיף 4. בפרט:
- ליידע את המשתתפים שהשיחה מוקלטת.
- להקליט רק שיחות שאתם צד להן או שהותרו לכם כדין.
- לקבוע מטרה, בסיס חוקי ותקופת שמירה למידע.
איננו יכולים לדעת אם יידעתם את המשתתפים, ואיננו בודקים זאת. הודעת הפתיחה האוטומטית שהמערכת מפעילה היא כלי לעזרתכם — לא אישור שעמדתם בחובה.
11. העברה אל מחוץ לישראל
חלק מספקי המשנה פועלים בחו"ל, ולכן אודיו ותמלול עשויים לעבור אל מחוץ למדינה. אנו מתקשרים עמם בהסכמים הכוללים התחייבות לאבטחה ולשימוש לצורך אספקת השירות בלבד. אם תדרשו עיבוד בישראל בלבד — פנו אלינו לפני תחילת ההתקשרות; חלק מהיכולות אינן זמינות במתכונת כזו.
12. יצירת קשר
בקשות מחיקה, שאלות עיבוד ואירועי אבטחה: privacy@txi.co.il